Webapplicatie voor HRbuilders

Strategie | Wireframes | Design | Laravel

Diagnose en scope

HRbuilders is een HR-agency dat een voortrekkersrol speelt op het vlak van HR Interim Management in Europa, maar ook steeds meer voet aan grond krijgt in Latijns-Amerika en de VS. HRbuilders zorgt ervoor dat bedrijven met een tijdelijke HR-nood, snel de juiste HR Interim Manager kunnen inzetten. Daarnaast helpt het agency ook met het uitbouwen van freelance HR carrières. Elk project houdt veel administratieve en communicatieve uitdagingen in, naar zowel klanten als HR Interim Managers.

Eerder bouwden we met Newance al de website voor HRbuilders. Nu kregen we de vraag of we een webapplicatie konden ontwikkelen waarin interim-managers hun geleverde prestaties en onkosten kunnen bijhouden. Het doel: administratieve vereenvoudiging voor zowel de mensen van HRbuilders, de interim managers als de klanten waarvoor ze werken.

Sylvie De Bruyckere, Office and invoicing Coordinator bij HRbuilders: “We vragen aan onze Interim Managers om elke maand een overzicht van hun geleverde prestaties en onkosten door te sturen. Eerst dienen die goedgekeurd te worden door onze klanten, daarna kunnen we factureren. We kregen overzichten per mail, via de post, in Excel-bestanden, enzovoort. Daar zat weinig lijn in waardoor onze facturatie soms vertraging opliep.”

Hans Joris, CEO bij HRbuilders: “We wilden niet langer afhankelijk zijn van tijdrovende manuele handelingen en fouten uitsluiten. Digitalisering betekent voor ons een pak meer efficiëntie en tijdswinst. We wilden het proces van doorgeven van prestaties en onkosten vereenvoudigen en uniformeren, zodat wij minder tijd en energie verliezen met de opvolging en controle.”

Het opvragen, controleren en goedkeuren van de prestaties en onkosten van tal van interim-managers was niet alleen tijdrovend, onze facturering was ervan afhankelijk. Automatisering en digitalisering van die manuele processen zou op veel vlakken een stap vooruit zijn.

Hans Joris

Uitwerking

We bouwden de webapplicatie op Laravel en hielden daarbij de manier van werken van HRbuilders en de interim-managers voor ogen. Dat we eerder al de website van HRbuilders bouwden en goed op de hoogte waren van hun manier van werken, was zeker een pluspunt.

Sylvie De Bruyckere: “Newance ontwikkelde stap voor stap de webapplicatie en kwam regelmatig bij ons op kantoor de nieuwe ontwikkelingen presenteren. Zo zagen we de applicatie tot leven komen, konden we functionaliteiten testen en indien nodig bijsturen. Je merkt tijdens die meetings dat de mensen bij Newance ervaring hebben en veel belang hechten aan usability. Ze denken voortdurend mee over de flow en het meest logische design.”

Hans Joris: “Ik vond het een verademing dat we alles maar 1 keer moesten uitleggen. De technische mensen begrepen snel wat we belangrijk vinden en dat kwam ook tot uiting in het design van de tool.”

Een koppeling met Teamleader, het CRM-systeem dat alle interim managers, klanten en projecten bijhoudt, zorgt ervoor dat alle data in de tool synchroniseert met de administratie bij HRbuilders. Zo worden alle onkosten en gepresteerde werkuren - na goedkeuring van de klant - automatisch in een factuur in Teamleader gegoten.

Hans Joris: “Het team van Newance deed de moeite om over de eigen muren te kijken en zaken goed af te stemmen met de mensen van Teamleader. Dat liep heel vlot. En dat was nodig, want wij hebben niet de technische bagage om dat voor onze rekening te nemen.”

We ontwikkelden ook een tool waarmee de mensen van HRbuilders de cv’s van interim-managers kunnen uploaden in hun database. De tool extraheert alle informatie van de cv’s en structureert die op uniforme wijze op een nieuw document, in de huisstijl van HRbuilders.

Sylvie De Bruyckere: “De hele back-office kan nu via de tool sneller zaken vergelijken zoals competenties of ervaring. En als we cv’s naar onze klanten sturen, komt dat dankzij een consequente layout professioneler over.”

Het team van Newance begreep snel wat we belangrijk vinden. We hoefden alles maar 1 keer uit te leggen. Ze wisten van in het begin heel goed hoe wij te werk gaan met onze interim-managers en klanten en dat namen ze mee in de ontwikkeling van de applicatie.

Hans Joris

De mensen van HRbuilders hoeven niet langer de mailbox te controleren of te telefoneren om de status van een project te controleren.

Sylvie De Bruyckere: “Onze administratieve tussenkomst wordt dankzij de applicatie sterk vereenvoudigd. We hoeven geen facturen meer op te maken. Enkel controle is nodig en ook dat is met de tool makkelijker geworden. In 1 oogopslag weten we wat de status is bij onze interim-managers en projecten.”

Hans Joris: “Het is een heel leuke tool geworden. De interface en het design is modern en heel intuïtief. Ook op een smartphone werkt het perfect. We hebben een filmpje gemaakt om onze interim-managers wegwijs te maken in de applicatie maar zelfs zonder instructies spreekt alles voor zich.”

Benieuwd welke boost we aan jouw onderneming kunnen geven?
Contacteer onsof bel ons op +32(0)9 391 46 26